POLITYKA PRYWATNOŚCI

NORDICA MEDICA Sp. z o.o. – ul. Aleja Niepodległości 779 lok. 1, 81-805 Sopot

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych pacjentów oraz pozostałych osób, których dane są przetwarzane przez podmiot leczniczy

Niniejszy dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – „RODO"), a także określa zasady przetwarzania danych osobowych przez NORDICA MEDICA Sp. z o.o. zgodnie z ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest NORDICA MEDICA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Sopot, ul. Aleja Niepodległości 779 lok. 1, 81-805 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001240740, NIP: 5851511080, REGON: 544610639, kapitał zakładowy: 5 000,00 zł, wpisana do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą prowadzonego przez Wojewoda Pomorski pod numerem księgi rejestrowej: NUMER KSIĘGI – 000000306700 (zwana dalej: „Administratorem" lub „Nordica Medica").

Z Administratorem można kontaktować się: pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej, za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt@nordicamedica.pl, telefonicznie: +48 793138239

§ 2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD) zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. c RODO, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Kontakt z IOD: iod@nordicamedica.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD".

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych pacjentów

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. ustalenie tożsamości pacjenta przed udzieleniem świadczenia zdrowotnego, w szczególności poprzez weryfikację danych w rejestracji oraz w gabinecie lekarskim

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 25 pkt 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz art. 50 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

2. udzielanie świadczeń zdrowotnych, w tym prowadzenie dokumentacji medycznej, diagnostyka, profilaktyka, leczenie

   Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 i 25 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania

3. realizacja obowiązków wynikających z ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, w tym prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) i wymiana danych z systemem P1

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia

4. realizacja praw pacjenta, w tym udostępnianie dokumentacji medycznej osobom upoważnionym

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 26-27 ustawy o prawach pacjenta

5. rejestracja na wizytę (telefoniczna, osobista, online)

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług medycznych lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą

6. rozliczenia finansowe z pacjentami i z Narodowym Funduszem Zdrowia, w tym wystawianie rachunków, faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

7. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw

8. realizacja obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu chorobom zakaźnym, w tym zgłoszenia do organów inspekcji sanitarnej

   Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. i RODO w zw. z ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi

9. przesyłanie informacji organizacyjnych dotyczących wizyty (powiadomienia SMS / e-mail o terminie wizyty, odwołaniu, przygotowaniu do badania)

   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci sprawnej organizacji udzielania świadczeń

10. cele marketingowe (jeżeli pacjent wyraził odrębną zgodę)

    Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą

§ 4. Kategorie przetwarzanych danych

W celu udzielenia świadczeń zdrowotnych Administrator przetwarza w szczególności następujące kategorie danych osobowych pacjentów:

1. dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu tożsamości), data urodzenia, płeć, obywatelstwo;
2. dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres e-mail;
3. dane dotyczące zdrowia: wywiad medyczny, informacje o przebytych chorobach, przyjmowanych lekach, alergiach, wynikach badań, rozpoznaniach, planie leczenia, świadczonych usługach medycznych;
4. dane o przedstawicielu ustawowym lub osobach upoważnionych do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia oraz dokumentacji medycznej;
5. dane dotyczące rozliczeń: numer rachunku bankowego, dane do faktury, kod ubezpieczenia.

§ 5. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. innym podmiotom leczniczym i osobom wykonującym zawód medyczny – w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości udzielania świadczeń zdrowotnych (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o prawach pacjenta);
2. Narodowemu Funduszowi Zdrowia – w zakresie świadczeń finansowanych ze środków publicznych;
3. Ministrowi Zdrowia, Centrum e-Zdrowia (system P1, EDM, e-recepta, e-skierowanie, e-zwolnienie) – w zakresie wynikającym z ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia;
4. organom administracji publicznej, w tym organom inspekcji sanitarnej, ZUS, KRUS – na podstawie obowiązujących przepisów;
5. podmiotom świadczącym dla Administratora usługi: laboratoryjne, diagnostyczne, IT (w tym dostawcy systemu EDM), prawne, księgowe, kurierskie, niszczenia dokumentów – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO);
6. osobom upoważnionym przez pacjenta do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia lub dokumentacji medycznej;
7. ubezpieczycielom – wyłącznie po uzyskaniu zgody pacjenta lub na żądanie zakładu ubezpieczeń w zakresie wynikającym z art. 38 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

§ 6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady, Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Jeżeli przekazanie takie miałoby miejsce (np. korzystanie z usług chmurowych dostawców z USA), nastąpi ono wyłącznie w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo na podstawie standardowych klauzul ochrony danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO), o czym pacjent zostanie poinformowany.

§ 7. Okres przechowywania danych

Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez okres określony w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, tj. co do zasady przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami określonymi w przepisach (m.in. 30 lat – w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia; 10 lat – w przypadku zdjęć RTG; 5 lat – w przypadku skierowań na badania).

Dane przetwarzane w celu wystawienia faktury i prowadzenia ksiąg rachunkowych są przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku obrotowego, w którym dokonano operacji.

Dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń, zgodnie z Kodeksem cywilnym.

Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.

§ 8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa wynikające z RODO:

1. prawo dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia danych „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO) – z zastrzeżeniem, że nie ma ono zastosowania w odniesieniu do danych zawartych w dokumentacji medycznej przez okres jej obowiązkowego przechowywania,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO),
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 9. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa (w szczególności wymienionymi w art. 25 ustawy o prawach pacjenta) jest obligatoryjne. Odmowa podania tych danych uniemożliwia udzielenie świadczenia zdrowotnego. Podanie pozostałych danych (np. numeru telefonu w celach powiadomień) jest dobrowolne.

§ 10. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującemu skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającemu na pacjenta (art. 22 RODO).

§ 11. Monitoring wizyjny

W obiekcie podmiotu leczniczego stosowany jest monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. Nagrania przechowywane są nie dłużej niż 30 dni, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń, w których udzielane są świadczenia zdrowotne, sanitariatów oraz szatni.

§ 12. Pliki cookies i strona internetowa

Strona internetowa Administratora wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu (cookies niezbędne) oraz po uzyskaniu zgody – w celach statystycznych i marketingowych. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies dostępnej w stopce strony.

§ 13. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub praktyki przetwarzania danych. Aktualna wersja Polityki Prywatności dostępna jest w siedzibie Administratora oraz na stronie internetowej www.nordicamedica.pl.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 01.09.2026 r.